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Mar 16, 2022
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006
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建立一套体系,让文件安分守己
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100 科研
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系统
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Mar 4, 2023 06:59 AM
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冬冬
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糖糖读书会 冬冬 小粮
2022.03.16 长春
 

前言


随着我们进入信息时代,信息呈现爆炸增长,而信息的载体——文件和文件夹——也在不断增加。大规模的文件夹催生出一种需求——文件管理,从而实现对文件的有序收集、整理和利用。近期发觉电脑上文件相当多,因此对于“电脑上文件如何管理”这个问题进行了思考,于是产生了这篇内容。
这个文章的论述方式按照《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》的思考路径,即方针——纲领——方法——工具的方式来论述。

Part 1. 理论知识

做一份工作,如果有理论指导,那么进步就会相当之快,所以首先讲一下理论内容。

1. 方针:需不需要管理文件和文件夹?

这个问题对于不同的人有不同的看法,当然对于不同的人来说,任务也是不一样的。有的人需要,而有的人不需要,那么该如何抉择呢?现在以防疫工作来举例,来说明一下情况。
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  1. 对于基层工作者来说,处在流程中数据产生和文件执行
  1. 对于基层领导者来说,处在流程中文件产生和文件安排
  1. 对于一线领导者来说,处在流程中文件整理和文件制定
  1. 对于报告人员来说,处在流程中文件归档
从中间可以明显看出来数据量的大小 基层工作者 < 基层领导者 < 一线领导者 < 报告人员。因此,在防控疫情的工作上,一线领导者和报告人员必须要学习文件管理。
从上面可以明显看出来,文件管理涉及到数据产生、文件产生、文件整理、文件执行、文件归档等工作。然而,对于使用电脑的人员来说,数据产生和文件执行工作是电脑做的,我们剩下来要做的是文件产生、文件整理和文件归档工作。日常生活中,上述三个工作的使用频率是 文件产生 > 文件整理 > 文件归档,我们重视前两个,而忽视第三个,造成电脑文件管理的混乱。
所以回到最初的方针问题:要不要学习文件管理?电脑使用者的答案是一定要。

2. 纲领:管理文件夹的指导纲领

虽然可以直接说一些具体的技巧,但是我还是开篇说出一下几个主要原则,从而能够更好指导下面的方式和方法。我主要总结出以下五点原则。

2.1 顶层设计、建立体系,不断迭代

文件既然要管理,那么就说明文件非常多。比如说如果只有十份文件,那么就不需要提出这一个问题。然而进入信息时代后,文件那是相当的多,所以现在现在就必须要加强顶层设计建立体系。这个体系要求具有稳定性和可拓展性,并且能够根据要求,不断迭代

2.2 编码清晰,使用标签,定期整理

日常生活中,想要找到一个人,什么最靠谱呢?姓名,单位,年龄等等都不靠谱,最靠谱的是一个人的身份证号。这是一个人的最重要的编码符号,只要这个,就一定能够找到那一个人。除此之外,学术期刊和图书用ISBN编码;学术文章用doi编码;手机用IMEI编码……所以对于文件来说,我们也要能够一套稳定的编码方式,编码清晰,不会混用。
除此之外,还要能够使用其他的维度,这就是标签。相对于文件名来说,标签的使用会更加灵活,可以通过给文件打标签的形式来对第一种形式进行补充。比如说听歌软件中,标签的形式有歌手、类型、时间等等。
最后,还要能够定期整理这个内容,才不会让文件和标签混乱。

2.3 遵守流程,文件流动,定期归档

按照GTD的原理,一件事情一件事情的做。文件也是如此,所以遵守文件的流程,按照流程流动,并且定期归档。以便能够后来查看。
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2.4 巧用搜索,善用软件,批量处理

一旦文件超过千,那么就算是编码的很好,处理文件也是一件非常不容易的事情,这个时候,使用搜索的话,可以快速定位。而如果想要批量处理文件的话,要善用软件。

2.5 文件备份,同步管理,保持统一

文件如果不备份的话,一旦电脑硬盘损坏,那么文件便丢失完全,想要找回来是一件非常困难事情,所以要对文件进行备份。现在都已经2022年,推荐同步功能进行备份,而备份的过程中,你上述建立的体系也要能够尽可能统一起来。

Part 2. 实践知识

理论说完了,那么下面就是具体的实践工作了。

3. 建立体系

3.1 分盘设计

对于windows来说,可以分区,所以参考了网上的知识并且结合自己的理解之后,系统、软件和数据要分开,所以要分成多个盘,才能保证安全。现在我的电脑上是一个500G的固态硬盘,所以分成了两个盘,C盘放系统和软件,D盘放数据文件。

3.2 文件和文件夹的命名?

既然要管理文件和文件夹,那么第一步既是要对它进行编码。文件和文件夹的命名方式是不一样的,因为文件夹当中经常会放入文件。所以命名方式有一点差别。
第一,说一下文件的命名方式。
文件的命名,这里推荐一片少数派的文章,【元数据文件命名法】规范性文件命名系统,不再为文件命名发愁。大概意识就是讲文件的各维度找出来,按照一定的顺序进行编码。从中学习后,我有所取舍,所以现在我的文件命名方式是 时间 - 内容 - 作者,比如说这篇文章就会写作 20220315 - 文件管理方法 - dongdong。如我的文件命名方式。
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第二,说以下文件夹的命名方式。
文件夹的命名要从根目录开始,那么什么是最根本的呢?答案是人生。所以文件的第一层将会是人生阶段。所以根目录下将建立一下内容
01 大学 02 研究生 03 职场
但是呢?电脑又不可能陪伴你一生,一般都是几年一换,都是陪伴你度过某个人生阶段,比如说大学的电脑在毕业之后,一般就会因为性能不足,而更换电脑。就算不更换,那也是最多横跨两个人生阶段。所以在电脑上不需要考虑上述目录的问题,因为你现在用的电脑数据盘(也就是刚刚分的数据盘)自动就会成为你的某个人生阶段的目录,甚至还要好多个电脑才可以走完一个人生阶段。
那么开始对于电脑中的D盘进行处理。这里的处理方式参考了杜威十进制。结果如下:
000 Inbox 100 工作 200 学习 300 生活 400 兴趣 500 其他 Z-Archive
这样建立之后,就会有很好稳定性,能够处理一般的事情。而且当需要增加新的内容的时候,直接在后面加上600, 700就可以啦呀。而下面的文件夹将按照同样的方式 数字-内容的方式进行创建。
第三,任何一个文件夹建立之后都要在内部写上一个必须要的文件 Readme.txt
我的其中一个内容文件夹内容如下,Readme.txt内容如下:
========================= Time 2022.03.09 21:40 Addr *** Author dongdong Aim 用来说明每个文件的内容 ========================= =========================================================== 20220309 - 电脑崩溃后的思考 - 冬冬 用来说明构建个人舒适电脑的方法 20220309 - ************* - 冬冬 ************************ 20220309 - ************* - 冬冬 ************************ …… ===========================================================

3.3 使用标签

标签,是另外一个维度,相比较于唯一性的文件编码来说,多种多样。我们日常生活中也会使用到标签,比如音乐软件中,可以按照歌手、时间、风格等等进行分类;视频软件也是类似。
所以使用标签的话,可以突破文件夹的特定的维度。

3.4 搜索

对一个文件的处理流程时,定位——打开——处理——保存。
以前windows的搜索功能不太好,所以定位到文件夹都是要打开一个个文件件才可以。如果嵌套七个文件夹,那么就要双击七次才可以。但是现在windows可以通过软件很好利用搜索功能来定位这一个文件。搜索——打开,比之前的速度快多了。这里推荐利用everything来进行这个工作。

4. 流程处理和同步备份

文件和文件夹编码好了之后,还有能够进行流程化处理和同步

4.1 收集-整理-归档

流程第一步是收集,那收集到哪里呢?
文件有两种产生方式,过程前产生和流程中产生。
  1. 对于第一种方式,一般来源于下载,所以那直接到下载文件夹就行了;
  1. 对于流程中产生,那么放在Inbox,后续在进行归档到具体的文件夹中。
windows中最常见的地方是哪里?电脑桌面,但是并不是将数据放置于电脑桌面上,这样就和分盘设计想矛盾了,而是讲D盘建立的文件夹设置快捷方式放在桌面。所以电脑桌面上设置快捷方式,将下载和000 Inbox的快捷方式都放在电脑桌面上。
流程第二步是整理,怎么整理呢?
首先文件夹的命名方式上面已经确定好了,然后再放置在已经建立好的文件夹中就可以了呀。当然,如果文件太多,可以使用标签进行。
流程第三步是归档,怎么归档呢?
上面D盘建立了一个Z-Archive文件夹,那么将文件整理好压缩打包放置在Z-Archive中。

4.2 同步备份

上述文件放置在电脑中,唯一担心的就是电脑硬盘损坏,所以这个时候就要进行备份工作。可以利用云盘,如百度云盘、阿里云盘、坚果云盘等等来备份,也可以用硬盘来备份。**这里推荐使用坚果云来同步,其他云盘和硬盘来备份**。当然,坚果云只同步重要文件,如ppt、数据、会议文字记录等等。至于电影呀,音乐呀,用云盘来备份。

Part 3 巧用软件

庄子曰:君子性非异也,善假于物也。人类能够快速爬上食物链的顶端,就在于在于人类能够善于利用工具。而整理文件也是需要工具的,这就是软件。

5. 便利小工具

5.1 Everything、 Anytxt Searcher

第一,Everything
刚刚说了,windows自带的搜索功能不太好,所以需要有第三方的软件来进行搜索。这个工具可以用来快速搜索文件的位置,如下图所示。可以非常快速定位到文件的位置,以减少查找文件的负担。
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第二,AnyTxt Searcher
这是第二款搜索工具,可能够用来进行全文搜索功能。,如果你有一大堆的 Office 文档,想找到某一个文档,但不记得名字,只知道大概的内容,就需要全文搜索了。 这里就要使用Anytxt了。这个软件支持很多格式,包括一下内容。
纯文本格式(txt,cpp,html等) Microsoft Outlook(eml) Microsoft Word(doc,docx) Microsoft Excel(xls,xlsx) Microsoft PowerPoint(ppt,pptx) 便携式文件格式(pdf)
如下图所示
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5.2 7-Zip

非常小的压缩软件(1.5M),并且效果很好。还有自己独特的压缩格式7z。

5.3 Fences、腾讯桌面整理

能够快速进行桌面的整理工作。不需要自己动手处理了。

5.4 QTTab

这是一款电脑的资源管理器增强工具,能够让资源管理器像浏览器处理网页一样多页面。这样我们就不用打开多个窗口了。而且还可以自定义工具栏。
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5.5 QuickLook

一款文本预览工具,能够在不打开文件的情况下预览文件的内容。支持内容包括:文件夹、图片、音视频、压缩文件、office文件、pdf文件等等。

5.6 Total Commard

文件管理终极工具,完全是重新做了一个新的资源管理器。功能很强大,同时也很复杂,适合拥有成千上万文件的人去使用。当然,现在不需要这么强大的软件。

6. 文件同步工具

第一,坚果云
虽然量小,但是能够实现增量同步,多设备同步,所以,利用坚果云来进行文件的同步工作。
第二,百度云,阿里云
这是我们经常使用的云盘,在于量大,能够用来备份不使用的内容。
第三,FreeFileSync软件
当想要将重要的秘密文件备份到硬盘中的时候,可以使用这款软件。不仅功能强大,而且不收费。主要有一下功能:
  • 自动备份
  • 单向备份
  • 双向备份
  • 更新指定文件夹
  • 增量更新
  • 定时备份
比复制黏贴强大多了,当然最让人喜欢的就是增量同步功能了。

结语

如果大家有什么意见,可以提出来,咱们一起想想如何来处理我们日益繁杂的文件和文件夹。期待大家的桌面能够都干净起来。这是文件管理的1.0版本,后面使用过程中,将会讲这个版本的使用过程中的不足之处整理出来,后续将会有2.0,3.0版本等等。

参考内容

(1): https://www.marxists.org/chinese/maozedong/marxist.org-chinese-mao-19370723.html "《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》"
(2): http://cpc.people.com.cn/xuexi/n1/2017/0622/c385474-29355210.html "习近平谈创新驱动发展战略:要抓好顶层设计和任务落实"
(3): https://www.zhihu.com/question/19591121 "知乎问题:如何建立自己的认知体系?"
(4): https://sspai.com/post/56759 "少数派:艾永亮:为什么你打造不出超级产品,因为你不懂迭代和创新"
(5): https://blog.sciencenet.cn/blog-548663-830508.html "科学网:标签式文件管理"
(7): https://book.douban.com/subject/1900334/ "豆瓣图书:搜商——人类的第三种智慧"
(8): https://sspai.com/post/69524 "少数派:【元数据文件命名法】规范性文件命名系统,不再为文件命名发愁"
(9): https://content.jianguoyun.com/17250.html "坚果云官网:同步盘软件"
[1]  https://www.marxists.org/chinese/maozedong/marxist.org-chinese-mao-19370723.html 《毛泽东选集·反对日本进攻的方针、办法和前途》
[2]  http://cpc.people.com.cn/xuexi/n1/2017/0622/c385474-29355210.html 习近平谈创新驱动发展战略:要抓好顶层设计和任务落实
[3]  https://www.zhihu.com/question/19591121 知乎问题:如何建立自己的认知体系?
[4]  https://sspai.com/post/56759 少数派:艾永亮:为什么你打造不出超级产品,因为你不懂迭代和创新
[5]  https://blog.sciencenet.cn/blog-548663-830508.html 科学网:标签式文件管理
[6]  https://baike.baidu.com/item/GTD/7384910?fr=aladdin 百度百科:GTD
[7]  https://book.douban.com/subject/1900334/ 豆瓣图书:搜商——人类的第三种智慧
[8]  https://sspai.com/post/69524 少数派:【元数据文件命名法】规范性文件命名系统,不再为文件命名发愁
[9]  https://content.jianguoyun.com/17250.html 坚果云官网:同步盘软件
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