056 邮箱管理方案第二部分

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Jun 14, 2023

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056

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这是我的邮箱管理方案v1.0

使用什么邮箱？

邮箱应当确认不同的用途，学术使用，生活使用，注册使用。

学术邮箱：学校或者单位给的邮箱，“edu.cn”或者“ac.cn”结尾的邮箱

生活使用：商业化邮箱，比如说国外的使用Gmail，国内体验感最高的是QQ邮箱

注册使用：使用firefox提供的匿名邮箱服务。更多的内容可见https://sspai.com/post/70198

这样的话，看到哪个邮箱来的话，就知道这封邮件到底是干啥的了。

网页端 vs 客户端

邮箱既可以使用网页端，也可以使用本地的客户端。

网页端在任何一台有浏览器的设备上，就可以使用。但是每一个邮箱都需要单独的登录。

客户端需要进行配置之后才可以使用。但是却能够管理多个邮箱。

对科研人员来说，设备一般都是确定的，都是自己的办公电脑或者手机。那么，使用客观端便是一个非常好的选择。

目前来说，Windows平台和手机平台的客户端下面几个较好：

windows：outlook和foxmail

手机端：QQ邮箱，网易邮箱大师，手机自带邮箱应用（推荐）

windows端选择的是foxmail，主要以下两点原因：

foxmail是绿色软件，更换设备的话，直接把整个文件夹移动过去就行了。

相比较于outlook，foxmail界面更加简单一点。

绑定的过程中，推荐使用imap模式，而不是pop3模式。

邮件处理流程

邮件处理流程一共有四步，收集，过滤，处理，归档

第一，收集，即把所有的邮箱收集到一个地方。通过本地的客户端，把邮箱绑定到foxmail当中，那么所有的邮件都会收集到“常用文件夹——收件箱”当中。

我在foxmail当中绑定了3个邮箱

学校邮箱

QQ邮箱

工作邮箱

这样的话，当邮件来的时候，便会在最左上角的常用文件夹当中显示。

第二，过滤，即删除不相关的邮件，如广告、诈骗信息……在“常用文件夹——收件箱”当中，直接删除没有过滤完全的垃圾邮件。当然，也可以使用“白名单”和“黑名单”功能来自动过滤邮件。

第三，处理，即阅读后做出行动。如老板发一封邮件，告诉你该干啥干啥。看到了之后就立刻去干呀。

第四，归档，即把邮件处理好。包含移动、打标签的过程。方便后续查找。

做完了上面四步，才能够算是一个完整的流程。

文件夹和搜索文件夹

foxmail的文件夹有两种类型。

文件夹：和正常的文件夹一样，一份邮件只能够存在于一个文件夹当中

搜索文件夹：根据特定的条件，把邮件自动放置到此文件当中。

文件夹很好理解，这里要单独说一下搜索文件夹的用法。

第一，右击建立搜索文件夹

第二，设置搜索文件夹的名称和相应的条件。

下面，便会自动根据条件来显示相应的邮件。

那么，“文件夹”和“搜索文件夹”到底干嘛用呢？

对我来说，“文件夹”是用来归档使用（一般按照年份或者时间段来归档），“搜索文件夹”是对某一部分特定内容的提取。

规则

规则，在foxmail里面被称作“过滤器”，即某些操作可以不自己操作，设置好规则之后，便可以自动操作。

第一步，选择“过滤器”

第二步，设置相应的规则信息

因为电子发票仅仅是发票，所以不需要出现在收件箱当中。于是设置来了之后，移动到文件夹“ustc ciac”，打上标签，并且标记为已读。

大家可以设置属于自己的规则呀。

小建议

第一，邮件提醒

foxmail设置开机自启，那么邮件来的时候，便会在右下角提醒。

手机端邮箱应用放在首页，这样能够看到。当然，还可以把邮件自动转发到QQ邮箱，那么在微信聊天界面便会提醒邮箱来了。

第二，使用IMAP而不是POP3模式。

这样的话，任何一个设备进行的操作，便会同步到其他的设备。别如说，你在手机邮箱阅读了一封邮件，标记为“已读”，那么在电脑端和网页端也都会显示这封邮件是已读的。

结语

以上的都是我邮箱管理实践过程中的成果，非常适合我，但是不一定适合大家。不过“他山之石，可以攻玉”，这中间的一些想法，大家可以借鉴一下呀。如果有更多问题，可以给我发邮件 ddw2019@foxmail.com，咱们共同讨论，共同进步。

冬冬

2023.06.13